COVID-19: Votre pratique est-elle préparée pour la deuxième vague?

Pour de nombreux spécialistes de la santé, une deuxième vague d’infections au COVID-19 n’est pas une question de savoir si – mais quand – et à quel point elle sera grave. Et certains épidémiologistes pensent que la deuxième vague est peut-être déjà en cours. Votre pratique est-elle préparée?

Depuis le début de la pandémie du COVID-19, le Canada a pris des mesures coordonnées, rapides et décisives pour protéger et soutenir la santé et le bien-être des gens partout au pays. Le gouvernement poursuit son approche graduelle et par étapes de la réouverture, du redémarrage de l’économie et de l’assouplissement des restrictions nécessaires qui ont été mises en place pour contenir la propagation de l’épidémie de COVID-19. Notre combat contre ce virus mortel est loin d’être terminé.

Chacun doit continuer à être vigilant et suivre les conseils de santé publique et les consignes de sécurité au travail. Cela contribuera à limiter les épidémies et à réduire le risque d’annuler les progrès importants que nous avons réalisés ensemble au cours des derniers mois.

Comment préparer votre cabinet pour une deuxième vague de virus corona:

Alors que les pratiques médicales s’efforcent de revenir aux volumes et aux revenus pré-COVID-19, il reste nécessaire de planifier un ralentissement potentiel plus tard en 2020 si une résurgence du coronavirus force de nouvelles ordonnances d’arrêt pour certaines parties de l’économie ou de confinement à domicile, pour votre population de patients.

1. L’argent compte

Rester solvable après des mois de réduction des volumes et des revenus est toujours une priorité absolue. La reconstitution des réserves de capital devrait être un objectif majeur pour préparer le retour aux niveaux d’avant la pandémie et pour se préparer à un autre ralentissement.

«Il est important d’envisager d’élargir les mesures pour réduire les dépenses non essentielles plus longtemps que prévu».

2. Faites en sorte que votre personnel et vos patients se sentent en sécurité

De nombreux médecins, membres de l’équipe clinique et personnel peuvent encore hésiter à retourner dans les cliniques, en particulier dans les régions où les infections au COVID-19 sont à nouveau en hausse. La réticence à retourner au travail pour les membres de l’équipe plus prudents peut perturber les plans de reprise ou d’extension des opérations.

Tous les directeurs de cabinet devraient être en mesure de communiquer qu’ils ont une pratique «à toute épreuve et à l’épreuve du COVID» qui est conforme aux dernières directives des agences de santé fédérales et locales. «Une fois que les employés ont l’impression que c’est un endroit sûr où retourner… ils voudront revenir», les employés qui ne sont peut-être pas à l’aise avec le retour à la clinique devraient être les meilleurs candidats pour passer aux services de télésanté depuis la sécurité de leur bureau à domicile.

3. Optimiser l’utilisation de la technologie

Un système de gestion de clinique basé sur le cloud, comme Patient7, permet à votre personnel de faire son travail de partout où il dispose d’une connexion Internet. Il réduit vos coûts informatiques en transférant les opérations vers le fournisseur de DME. Vous n’avez plus à vous soucier des sauvegardes, de la sécurité ou des mises à jour des serveurs.

Dans le cadre de vos efforts continus pour réduire la propagation, les cliniques peuvent maintenir les réservations de rendez-vous de leurs patients en implémentant la réservation en ligne. La clinique peut déterminer leur disponibilité par jour, pour chaque praticien. Les patients peuvent consulter les dates et heures disponibles, dans le confort de leur domicile, et réserver ce qui fonctionne pour eux.

Plus besoin de rester assis en attente, plus de lignes téléphoniques, plus de négociations d’horaires avec votre personnel – laissez à vos patients la liberté de prendre leurs propres rendez-vous.

Votre personnel peut simplement confirmer le rendez-vous dans le planificateur Patient7, qui renvoie un message de confirmation directement au patient.

Les rappels de rendez-vous peuvent être envoyés par e-mail ou SMS, qui incluent la date, l’heure, le lieu, le nom du praticien et même un lien Google Map pour les aider à vous trouver. Vous pouvez inclure des informations telles que « N’oubliez pas d’apporter une liste de vos médicaments et suppléments. » Ou même « N’oubliez pas d’apporter vos chaussures pour une distribution d’orthèses. »

Le message sortant à vos patients peut être personnalisé en fonction de votre entreprise.

4. Optimisez votre cloud

De nombreuses solutions technologiques ajoutées à titre provisoire pour la télésanté pourraient être prêtes à être réévaluées, et c’est maintenant le moment de revoir vos besoins.

De même, c’est le bon moment pour travailler à la mise à disposition d’un maximum «d’applications critiques» via le cloud afin que le personnel et les fournisseurs appropriés puissent y accéder facilement tout en travaillant à distance.

«La connectivité», les «softphones», qui peuvent passer des appels via Internet ou s’appuyer sur le service cellulaire des utilisateurs, sont un domaine à envisager de mettre en œuvre pour faciliter la communication au sein de votre équipe. «La collaboration est essentielle, et pas seulement la vidéo.» Microsoft Teams reste gratuit et utile pour la gestion des « chats », des réunions et du partage de fichiers.

Le personnel travaillant à distance pourra tester votre réseau privé virtuel (VPN) et d’autres systèmes pour la latence et les éventuels retards. «Testez ces systèmes avec des employés travaillant à domicile avant que nous ne soyons tous obligés de travailler à domicile» lorsqu’une deuxième vague frappe.

5. Défendez la réputation en ligne de votre cabinet

De nombreux patients peuvent avoir des positions «très distinctes» sur des problèmes, tels que le port de masques et la distanciation sociale, ce qui pourrait conduire à des commentaires négatifs sur la pratique sur les sites d’évaluation et de réseaux sociaux.

Soyez prêt pour la négativité. Il est maintenant temps d’élaborer des réponses standard pour les commentaires et évaluations négatifs afin que la pratique puisse fournir des commentaires positifs et éviter d’être réactive.

C’est également le moment idéal pour vous assurer que votre cabinet a recueilli les adresses e-mail des patients afin de faciliter les communications numériques sur les mises à jour de la pratique tout au long de la pandémie.

6. Considérez votre espace de bureau et vos options

Si votre cabinet continue de fonctionner avec du personnel non en contact avec les patients travaillant à domicile, il est temps d’évaluer votre espace physique. Que vous ayez trop d’espace ou que vous payiez déjà plus par pied carré d’immobilier commercial que vous ne le devriez, passez en revue les baux et leurs clauses de résiliation afin que vous puissiez envisager d’autres options.

De même, vous devez comprendre vos options pour sous-louer l’espace inutilisé ou renégocier de nouvelles conditions.

Enfin, penser à une deuxième vague de COVID-19 peut être très stressant, mais vous pouvez vous responsabiliser en vous concentrant sur ce qui est sous votre contrôle en ce moment. Heureusement, il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire pour préparer votre pratique à une éventuelle deuxième vague.

Chez Patient7, nous fournissons des solutions pour vos besoins de gestion clinique. Nous soutenons vos efforts pendant la pandémie de COVID-19 et nous nous efforçons d’améliorer la façon dont vous faites affaire avec vos patients et nous nous assurons que votre cabinet est prêt pour la deuxième vague.